Podľa správy z prieskumu spoločnosti PMI sa zistilo, že z dôvodu neúčinnej komunikácie je každý piaty projekt neúspešný. Na zabezpečenie a úspešný manažér projektu musí pripraviť efektívne riadenie komunikácie projektu. V tomto článku o riadení projektovej komunikácie vám poskytnem kompletný návod na to, ako je v projekte nadviazaná systematická komunikácia a aké sú rôzne procesy v nej obsiahnuté.
Ďalej uvádzam témy, ktorým sa budem venovať v tomto článku o časovom manažmente projektu:
program prepojeného zoznamu v c
- Čo je riadenie projektovej komunikácie?
- Výhody správy komunikácie
- Procesy riadenia projektovej komunikácie
Ak chcete zvládnuť všetky koncepty projektového riadenia, môžete si vyskúšať našu štruktúrovanú štruktúru program, kde sa budete riadiť inštruktorov.
Čo je riadenie projektovej komunikácie?
Riadenie projektovej komunikácie podľa ,
Riadenie projektovej komunikácie zahŕňa procesy potrebné na zabezpečenie toho, aby informačné potreby projektu a jeho zainteresovaných strán boli uspokojené prostredníctvom vývoja artefaktov a implementácie aktivít určených na dosiahnutie efektívnej výmeny informácií.
Je to jedna z desiatich kľúčových znalostných oblastí, ktorá vytvára základ rámca projektového riadenia a hrá dôležitú úlohu pri udržiavaní celého projektového tímu na jednej stránke. Bez správneho riadenia komunikácie celá sa môžu rozpadnúť, pretože nedostatok komunikácie môže mať za následok poruchu rôznych procesov. To môže ďalej mať negatívny vplyv na konečný výsledok a viesť tak k neúspešnému projektu.
Správa projektovej komunikácie pokrýva rôzneprocesy, ktoré zabezpečujú, aby boli správne informácie o projekte dodávané správnym tímom a v správnom čase. Efektívna komunikácia pomáha pri vytváraní zdravého vzťahu medzi rôznymi zainteresovanými stranami s rôznym kultúrnym a organizačným zázemím, úrovňou odbornosti, záujmami a perspektívami. Všetci spolu môžu ovplyvniť realizáciu projektu a konečný produkt.Celý proces riadenia projektovej komunikácie je agregáciou dvoch častí:
- The prvá časť sa zaoberá vývojom stratégie, ktorá zaisťuje efektívny komunikačný systém pre zúčastnené strany.
- The druhá časť si kladie za cieľ vykonávať činnosti potrebné na implementáciu komunikačných stratégií.
V priemere strávi projektový manažér komunikáciou približne 85 - 90% svojho celkového času projektu. Teda pre a , udržanie efektívneho komunikačného toku sa stáva veľmi dôležitým. Za týmto účelom musí rozhodnúť o stratégii projektu na samom začiatku projektu a riadiť sa ním počas celého životného cyklu projektu. Niektoré z veľmi odporúčaných ktoré pomáhajú pri nadviazaní efektívnej komunikácie, sú uvedené nižšie:
- Silné aktívne počúvanie
- Zdatné písanie
- Plynulá schopnosť rozprávania
- Spochybňovanie a skúmanie myšlienok
- Stanovenie a riadenie očakávaní
- Motivujúci tím, aby sa stal a zostal zaneprázdnený
- Sprievodca tímom pre zvýšenie výkonu
- Riešenie konfliktov
- Schopnosť zhrnúť a zopakovať
- Určite ďalší najefektívnejší krok
Spolu s vyššie uvedenými schopnosťami musí projektový manažér tiež nasledovať: 5 ° C komunikácie, ktorá pomôže pri vytváraní nepretržitej a systematickej komunikácie počas celého projektu. Týchto päť C je:
V zmysle , komunikácia môže byť rôznych typov:
- Písomná komunikácia: Je to jedna z najpresnejších foriem komunikácie, ktorá sa prenáša prostredníctvom korešpondenčného média. Môže sa ďalej deliť na dve formy:
- Písomne formálne: Charta projektu, vyhlásenie o rozsahu, plán projektu, ŠPP, stav projektu, zložité problémy, komunikácia súvisiaca so zmluvami, poznámky atď.
- Písomné neformálne: e-mail, poznámky, listy, pravidelná komunikácia s členmi tímu atď.
- Ústna komunikácia: Tento typ komunikácie má vysoký stupeň flexibility, ktorý sa uskutočňuje prostredníctvom osobného kontaktu, stretávania sa tímov, telefonovania atď. Možno ho ďalej kategorizovať do dvoch foriem:
- Orálne formálne: Prezentácie, vystúpenia, rokovania atď.
- Neformálne ústne: Konverzácia s členmi tímu, projektové stretnutia, rozhovory v zločineckej miestnosti alebo vo vojnovej miestnosti atď.
- Neverbálna komunikácia: Je to najzákladnejšia forma komunikácie a približne 55% komunikácie sa uskutočňuje touto formou.Všeobecnými príkladmi tohto typu komunikácie sú mimika, pohyby rúk, tón hlasu počas rozprávania atď.
Dúfam, že teraz lepšie pochopíte, čo je riadenie projektovej komunikácie. V nasledujúcej časti budem hovoriť o tom, aký prínos pre organizáciu má správa komunikácie.
Výhody správy komunikácie
- Očakávania: Komunikačný plán projektu pomáha pri stanovení štandardov, ako a kedy by mala komunikácia prebiehať.Toto pomáha manažérovi pri udržiavaní kontroly nad projektom a zabezpečovaní toho, aby všetky zainteresované strany dostávali požadované informácie.
- Konzistencia: So správnym komunikačným plánom sa projektový manažér stáva dôslednejším pri riešení projektových aktivít. Poskytuje tiež členom tímu smer, po ktorom môžu konzistentne komunikovať so zvyškom tímu a zainteresovanými stranami.
- Produktivita: Vďaka efektívnemu plánu riadenia projektu sú všetci členovia tímu dobre informovaní o dianí v projekte. Týmto spôsobom sú vždy vybavení informáciami, ktoré potrebujú, namiesto toho, aby zastavili prácu a hľadali chýbajúce informácie.
- Výsledok: Zavádza správny a jasný komunikačný kanál medzi tímom a zainteresovanými stranami, ktorý zaručuje, že tím viepresne to, čo zainteresované strany chcú, potrebujú a očakávajú od výstupu z projektu.
- Riadená komunikácia: Správa komunikácie tiež zaisťuje, že správne informácie sú dodávané správnym ľuďom a v správnom čase. To nenecháva priestor pre nejasnosti alebo zmätok a poskytuje plynulý tok komunikácie.
- Spolupráca projektového tímu: Dobrá komunikácia často vedie k lepšej spolupráci medzi členmi tímu a zvyšuje zameranie na celok.
- Efektívne prerušenie relácie: Dobre organizovaný plán riadenia komunikácie je dobrým začiatkom projektovzabezpečuje, aby sa o projekte a metodikách diskutovalo a prehodnocovalo na vysokej úrovni. Akonáhle je toto zabezpečené, členovia tímu vyjadrujú a odsúhlasujú ďalšie komunikačné procesy, ktoré im poskytujú jasný obraz o tom, čo bude nasledovať ďalej a aká je ich úloha v projekte.
Procesy riadenia projektovej komunikácie
Znalostná oblasť riadenia projektovej komunikácie sa skladá z nasledujúcich troch procesov:
1. Naplánujte správu komunikácie
Plánovanie komunikačného plánovania je počiatočný proces vo vedomostnej oblasti riadenia projektovej komunikácie. V tomto procese sa vypracuje systematický a efektívny plán pre činnosti spojené s komunikáciou projektu. Väčšinou využíva informácie, ako sú požiadavky všetkých zúčastnených strán a tímov, dostupné organizačné prostriedky a potreby projektu. Proces riadenia plánovanej komunikácie sa vykonáva v pravidelných intervaloch v celom systéme . Pomáha predovšetkým pri včasnej prezentácii relevantných údajov prostredníctvom zdokumentovaného prístupu, ktorý umožňuje efektívne zapojenie zainteresovaných strán.
Správa plánovanej komunikácie zahŕňa rôzne vstupy, nástroje a techniky a výstupy, ktoré som uviedol v nasledujúcej tabuľke:
| Vstupy | Nástroje a techniky | Výstupy |
|
|
|
2. Spravujte komunikáciu
Druhým procesom riadenia projektovej komunikácie je Manage Communications, ktorého hlavným cieľom je zhromažďovať, vytvárať, distribuovať, ukladať, načítať, spravovať, monitorovať a nakoniec vhodným a včasným spôsobom zlikvidovať informácie o projekte. Vykonáva sa počas celého životného cyklu projektu, aby sa zabezpečil ľahký a efektívny tok informácií z projektového tímu k zúčastneným stranám a naopak. Tento proces tiež pomáha pri identifikácii rôznych aspektov efektívnej komunikácie spolu s tými najvhodnejšími metodiky , technológie a techniky. Ďalej umožňuje, aby bol celý komunikačný systém flexibilnejší, pretože poskytuje priestor na akékoľvek úpravy metód a techník. Pomáha vyhovieť meniacim sa požiadavkám a potrebám zainteresovaných strán bez narušenia komunikačného toku.
V nasledujúcej tabuľke som uviedol kompletný zoznam vstupov, nástrojov a techník a výstupov zapojených do procesu správy komunikácií:
| Vstupy | Nástroje a techniky | Výstupy |
|
|
|
3. Monitorujte komunikáciu
Monitor Communications je konečný proces v oblasti znalostí riadenia komunikácií. Tento proces zaisťuje, že jeho dokončenie spĺňa všetky informačné potreby a požiadavky projektu a zainteresovaných strán. Vykonáva sa v celom rozsahu a pomáha pri optimalizácii toku informácií podľa plánu riadenia komunikácie a plánu zapojenia zainteresovaných strán.
Nasledujúca tabuľka obsahuje zoznam rôznych vstupov, nástrojov a techník a výstupov zapojených do konečného procesu riadenia komunikácie projektu:
| Vstupy | Nástroje a techniky | Výstupy |
|
|
|
Toto bolo teda všetko o riadení projektovej komunikácie. Ak sa chcete dozvedieť viac o metodiky projektového riadenia alebo ,môžete skontrolovať moje ' tiež.
čo je framework v seléne
Ak sa vám tento článok „Správa komunikácie projektu“ zdá byť relevantný, pozrite si autor: Edureka, dôveryhodná online vzdelávacia spoločnosť so sieťou viac ako 250 000 spokojných študentov rozmiestnených po celom svete.
Máte na nás otázku? Uveďte to, prosím, v sekcii komentárov v tomto článku Správa projektu o komunikácii a my sa vám ozveme.