Je naozaj pekné spravovať obrovské údaje pomocou niekoľkých kliknutí myšou a Excel je určite jediný nástroj, ktorý vám to umožní. V prípade, že si stále neuvedomujete magické triky v programe Excel, tu je návod pre pokročilých používateľov programu Excel, ktorý vám pomôže naučiť sa program Excel do hĺbky.
Zoznámte sa so všetkými témami, o ktorých sa hovorí v tomto článku:
- Bezpečnosť
- Témy MS Excel
- Šablóny
- Grafika
- Možnosti tlače
- Údajové tabuľky
- Grafy
- Kontingenčné tabuľky
- Kontingenčné grafy
- Overovanie dát
- Filtrovanie údajov
- Triedenie údajov
- Krížové odkazy v programe Excel
- Jazykový preklad
Tu je teda prvý a najdôležitejší aspekt, ktorý potrebujete vedieť v tomto rozšírenom výučbe pre program Excel.
Bezpečnosť
Excel poskytuje zabezpečenie na 3 úrovniach:
- Úroveň súboru
- Na úrovni pracovného hárka
- Na úrovni zošita
Zabezpečenie na úrovni súborov:
Zabezpečenie na úrovni súborov sa týka zabezpečenia vášho súboru Excel pomocou hesla, aby sa zabránilo ostatným v jeho otvorení a úprave. Na ochranu súboru Excel postupujte podľa uvedených krokov:
1: Kliknite na ikonu Súbor tab
2: Vyberte ikonu Info možnosť
3: Vyberte Chráňte pracovný zošit možnosť
4: V zozname vyberte Šifrovať pomocou hesla možnosť
5: Zadajte a heslo v zobrazenom dialógovom okne
6: Znova zadajte heslo a potom kliknite na Ok
Pri zadávaní hesiel nezabudnite na nasledujúce body:
- Nezabudnite na svoje heslo, pretože v programe Excel nie je k dispozícii žiadne obnovenie hesla
- Nevyžadujú sa žiadne obmedzenia, ale v heslách programu Excel sa rozlišujú veľké a malé písmená
- Vyhýbajte sa distribúcii súborov chránených heslom s citlivými informáciami, ako sú napríklad bankové údaje
- Ochrana súboru pomocou hesla nemusí nevyhnutne chrániť škodlivé aktivity
- Nezdieľajte svoje heslá
Zabezpečenie na úrovni pracovného hárka:
Ak chcete chrániť údaje nachádzajúce sa v hárku pred úpravou, môžete bunky uzamknúť a potom chrániť svoj hárok. Nielen to, môžete tiež selektívne povoliť alebo zakázať prístup k jednotlivým bunkám vášho hárku rôznym používateľom. Napríklad ak máte hárok, ktorý obsahuje podrobnosti o predaji rôznych produktov, a každý produkt spracovávajú rôzni jednotlivci. každému predajnému personálu môžete povoliť upravovať podrobnosti iba toho produktu, za ktorý je zodpovedný, a nie ostatných.
Ak chcete chrániť svoj pracovný hárok, musíte postupovať podľa dvoch krokov:
1: Odomknite bunky, ktoré môžu používatelia upravovať
- V hárku, ktorý chcete chrániť, vyberte všetky bunky, ktoré môžu používatelia upravovať
- Otvorte okno Písmo na karte Domov
- Vyberte možnosť Ochrana
- Zrušte začiarknutie možnosti Zamknuté
2: Ochrana pracovného hárka
- Na ochranu listu kliknite na Preskúmanie kartu a potom vyberte ikonu Chrániť list možnosť
- Zobrazí sa nasledujúce dialógové okno
- Z „ Povoliť všetkým používateľom tohto hárku ”Vyberte ktorýkoľvek z prvkov, ktoré chcete
- Zadajte heslo podľa vášho výberu a kliknite na OK (Nastavenie hesla je voliteľné)
Zrušenie oznámenia pracovného hárka:
Ak chcete zrušiť ochranu hárka, môžete to urobiť výberom možnosti Odomknúť pracovný hárok možnosť z Preskúmanie tab. Ak ste pri ochrane hárku zadali akékoľvek heslo, Excel vás požiada o jeho zadanie, aby ste zrušili ochranu hárka.
Zabezpečenie na úrovni zošita:
Zabezpečenie na úrovni zošita vám pomôže zabrániť ostatným používateľom v pridávaní, odstraňovaní, skrytí alebo premenovaní vašich hárkov. Takto môžete chrániť svoje zošity v programe Excel:
jeden: Z Preskúmanie kartu, vyberte Chráňte pracovný zošit uvidíte nasledujúce dialógové okno:
2: Zadajte niektoré heslo podľa vášho výberu a kliknite na Ok (Toto je voliteľné, ak nezadáte žiadne heslo, ktokoľvek môže zrušiť ochranu vášho zošita)
3: Znova zadajte heslo a kliknite na Ok
Keď je váš zošit chránený, uvidíte, že možnosť Chrániť zošit bude zvýraznená, ako je uvedené nižšie:
Ak tiež kliknete pravým tlačidlom myši na ktorýkoľvek z hárkov, uvidíte, že všetky možnosti ako Skryť, Vložiť, Premenovať atď. Už nebudú k dispozícii. Pozrite sa na obrázok zobrazený nižšie:
Témy MS Excel
MS Excel poskytuje množstvo tém dokumentov, ktoré vám pomôžu vytvárať formálne dokumenty. Pomocou týchto tém budete veľmi ľahko harmonizovať rôzne písma, farby alebo grafiku. Máte tiež možnosť zmeniť buď kompletný motív, alebo iba farby alebo písma, atď. Podľa vášho výberu. V programe Excel môžete:
- Využite štandardné farebné motívy
- Vytvorte si svoj motív
- Upravte písmo tém
- Zmena účinkov
- Uložte si svoj prispôsobený motív
Využite štandardné farebné motívy:
Ak chcete zvoliť štandardnú tému, môžete postupovať takto:
- Vyberte ikonu Rozloženie stránky kartu na páse s nástrojmi
- Z Témy skupina, kliknite na Farby
- Vyberte ľubovoľnú farbu podľa vášho výberu
Prvá skupina farieb, ktorú vidíte. sú predvolené farby programu MS Excel.
Vytvorte si svoj motív:
Ak chcete prispôsobiť svoje vlastné farby, kliknite na možnosť Prispôsobiť farby na konci rozbaľovacieho zoznamu zobrazeného na obrázku vyššie a zobrazí sa dialógové okno zobrazené na obrázku nižšie:
Z vyššie uvedeného dialógového okna vyberte ľubovoľnú farbu podľa vášho výberu pre akcenty, hypertextové odkazy atď. Svoju vlastnú farbu môžete vytvoriť aj kliknutím na viac farieb možnosť. Uvidíte všetky zmeny, ktoré vykonáte v priečinku Ukážka tabla na pravej strane dialógového okna zobrazeného na obrázku vyššie. Nielen to, môžete tiež pomenovať tému, ktorú vytvoríte v priečinku názov krabica a Uložiť to. V prípade, že nechcete uložiť žiadne zo zmien, ktoré ste vykonali, kliknite na R prípade a potom kliknite na Uložiť .
Úprava písma tém:
Rovnako ako je možné zmeniť farby motívov, program Excel umožňuje meniť písmo motívov. Môžete to urobiť nasledovne:
- Kliknite na Rozloženie stránky z Stuha tab
- Otvorte rozbaľovací zoznam Písma
- Vyberte ľubovoľný štýl písma, ktorý sa vám páči
Môžete tiež prispôsobiť svoje vlastné štýly písma kliknutím na možnosť Prispôsobiť písma. po kliknutí sa otvorí nasledujúce dialógové okno:
Daj hocijaké Nadpis a Text tela podľa vášho výberu a potom ho pomenujte. Po dokončení kliknite na Uložiť .
Účinky zmeny:
Excel poskytuje obrovskú sadu efektov tém, ako sú čiary, tiene, odrazy atď., Ktoré môžete pridať. Ak chcete pridať efekty, kliknite na Rozloženie stránky a otvorte Účinky rozbaľovací zoznam z Témy skupiny a potom vyberte ľubovoľný efekt, ktorý chcete.
Uložte si svoj prispôsobený motív:
Všetky vykonané zmeny môžete uložiť uložením aktuálnej témy nasledovne:
1: Kliknite na Rozloženie stránky , vyberte Témy
2: Vyberte možnosť Uložiť aktuálnu tému možnosť
3: Pomenujte svoju tému v priečinku názov box
4: Kliknite Uložiť
Poznámka: Téma, ktorú uložíte, sa uloží do priečinka Document Themes na vašom lokálnom disku vo formáte .thmx.
Šablóny
Šablóna je vo všeobecnosti vzor alebo model, ktorý tvorí základ niečoho. Šablóny programu Excel vám pomôžu zvýšiť rýchlosť výroby, pretože vám pomôžu ušetriť čas a úsilie pri vytváraní dokumentov. Ak chcete využívať šablóny programu Excel, mali by ste kliknúť na Súbor, potom s vol Nový. Tu uvidíte množstvo šablón programu Excel, ktoré si môžete zvoliť pre akýkoľvek typ dokumentu, napríklad kalendáre, týždenné správy o dochádzke, jednoduchá faktúra atď. Šablónu môžete hľadať aj online. Napríklad ak si vyberiete šablónu Osobný mesačný rozpočet, bude šablóna vyzerať tak, ako je to znázornené na obrázku nižšie:
Grafika
Na rozdiel od toho, čo si veľa ľudí myslí, Excel vám neumožňuje iba pohrať sa s údajmi, ale umožňuje vám k nim aj pridať grafiku. Ak chcete pridať grafiku, kliknite na ikonu Vložte na karte a uvidíte množstvo možností, ako je pridávanie obrázkov, tvarov, kontingenčných tabuliek, Kontingenčné grafy , Mapy atď.
Vkladanie obrázkov:
V tomto tutoriále pre pokročilých používateľov programu Excel vám ukážem, ako pridať obrázky do svojich dokumentov Excel. Najskôr kliknite na Vložte a potom otvorte Ilustrácie zoznam, vyberte Obrázky .
Vyberte ľubovoľný obrázok, ktorý chcete pridať do dokumentu. Na obrázok zobrazený nižšie som pridal logo programu Excel:
Podobne môžete do svojich dokumentov pridať tvary, ikony, SmartArts atď.
Možnosti tlače:
Ak chcete vytlačiť svoje pracovné hárky MS Excel, kliknite na Súbor a potom vyberte ikonu Tlač možnosť. Pred tlačou dokumentu uvidíte množstvo možností, ktoré vám umožňujú tlačiť dokument v rôznych vzoroch a rozloženiach. Môžete zmeniť orientáciu stránky, pridať okraje, zmeniť tlačiarne atď. Ak sa chcete dozvedieť viac, kliknite tu .
Údajové tabuľky
Tabuľky údajov v programe Excel sa vytvárajú na experimentovanie s rôznymi hodnotami pre a vzorec . V programe Excel môžete vytvoriť jednu alebo dve premenné údajové tabuľky. Dátové tabuľky sú jedným z troch typov analytických nástrojov What-if, ktoré sú k dispozícii v programe Excel.
V tomto Pokročilom výučbe programu Excel vám ukážem, ako vytvoriť tabuľky údajov s jednou a dvoma premennými.
Vytvorenie tabuľky údajov s jednou premennou:
Povedzme napríklad, že ste si zakúpili 16 pohárov v cene 20 dolárov. Týmto spôsobom budete musieť zaplatiť celkom 320 dolárov za 16 okuliarov. Teraz, ak chcete vytvoriť údajovú tabuľku, ktorá vám ukáže ceny za rôzne množstvá tej istej položky, môžete postupovať takto:
1: Nastavte údaje nasledovne:
2: Potom skopírujte výsledok z B3 do inej bunky
3: Zapíšte si rôzne množstvá položiek, ako je uvedené nižšie:
4: Vyberte novovytvorený rozsah, kliknite na ikonu Údaje kartu, vyberte Analýza Čo-Ak z Predpoveď skupina. Potom vyberte ikonu Tabuľka údajov možnosť.
5: V dialógovom okne zobrazenom nižšie zadajte vstupnú bunku stĺpca. (Je to preto, lebo nové množstvá sú uvedené v stĺpcoch)
6: Po dokončení sa zobrazia všetky výsledné hodnoty. Vyberte všetky bunky s výstupnými hodnotami a zadajte pre ne symbol $:
Tabuľka s dvoma premennými:
Ak chcete vytvoriť tabuľku údajov s dvoma premennými pre rovnaké údaje, ktoré boli urobené v predchádzajúcom príklade, postupujte podľa uvedených krokov:
1: Skopírujte výsledok z B3 do nejakej bunky a zadajte hodnoty riadkov a stĺpcov testu, ako je uvedené nižšie:
1: Vyberte rozsah, kliknite na Údaje tab
2: Vyberte Analýza Čo-Ak zo skupiny Prognóza
3: V okne, ktoré sa zobrazí, zadajte vstupnú bunku Riadok a Stĺpec, ako je uvedené nižšie:
4: Po kliknutí na OK sa zobrazí výsledok pre celú tabuľku
5: Vyberte všetky výstupné bunky a potom zadajte symbol $
Grafy
Grafy poskytujú grafické znázornenie vašich údajov. Tieto grafy vizualizujú číselné hodnoty veľmi zmysluplným a ľahko pochopiteľným spôsobom. Grafy sú veľmi podstatnou súčasťou programu Excel a s každou novou verziou programu MS Excel sa výrazne vylepšili. Existuje mnoho typov grafov, ktoré môžete použiť, napríklad pruhy, čiary, koláče, oblasti atď.
Tento pokročilý tutoriál pre Excel vám pomôže naučiť sa, ako vytvárať grafy v Exceli.
Vytváranie grafov:
Pri vkladaní grafu postupujte podľa uvedených krokov:
1: Pripravte si údaje z grafu
2: Vyberte pripravené dáta, kliknite na Vložiť prítomné na karte Pás karet
3: V skupine Grafy vyberte ľubovoľný graf podľa vášho výberu
Kontingenčné tabuľky:
Excel Kontingenčné tabuľky sú štatistické tabuľky, ktoré kondenzujú údaje tabuliek s rozsiahlymi informáciami. Tieto tabuľky vám pomôžu vizualizovať vaše údaje na základe ktoréhokoľvek z polí v tabuľke s údajmi. Pomocou kontingenčných tabuliek môžete svoje údaje vizualizovať zmenou riadkov a stĺpcov polí, pridaním filtrov, zoradením údajov atď.
Vytváranie kontingenčných tabuliek: Ak chcete vytvoriť kontingenčnú tabuľku, postupujte podľa uvedených krokov:
1: Vyberte zúrivosť, pre ktorú chcete vytvoriť kontingenčnú tabuľku
2: Kliknite na Vložte
3: Vyberte kontingenčnú tabuľku zo skupiny Tabuľky
4: Skontrolujte, či je daný rozsah správny
5: Vyberte miesto, kde chcete vytvoriť tabuľku, tj. Nový pracovný hárok alebo to isté
6: Excel vytvorí prázdnu kontingenčnú tabuľku
7: Presuňte polia, ktoré chcete pridať, aby ste mohli prispôsobiť svoju kontingenčnú tabuľku
Uvidíte, že je vytvorená nasledujúca tabuľka:
Ak chcete vedieť viac ako to, čo obsahuje tento Pokročilý kurz Excel, kliknite tu .
Kontingenčné grafy
Kontingenčné grafy programu Excel sú zabudované vizualizačné nástroje pre kontingenčné tabuľky. Kontingenčné tabuľky je možné vytvoriť nasledovne
1: Vytvorte kontingenčnú tabuľku
2: Kliknite na ikonu Vložte tab
3: Vyberte Kontingenčné grafy z Grafy skupina
4: Týmto sa otvorí okno, ktoré vám zobrazí všetky dostupné kontingenčné tabuľky
5: Vyberte ľubovoľný typový graf a kliknite na Ok
Ako vidíte, pre moju kontingenčnú tabuľku bol vytvorený kontingenčný graf.
Overovanie dát
Jednou z najdôležitejších tém tohto pokročilého kurzu programu Excel je overenie údajov. Táto funkcia, ako už názov napovedá, umožňuje konfigurovať bunky vašich pracovných hárkov programu Excel tak, aby prijímali určitý konkrétny typ údajov. Ak napríklad chcete mať v hárku určitý počet buniek a chcete, aby prijímali iba dátumy, môžete to ľahko urobiť pomocou funkcie Overenie údajov v programe Excel. Postupujte podľa uvedených pokynov:
1: Vyberte všetky bunky, ktorým chcete priradiť konkrétny dátový typ:
2: Kliknite na ikonu Údaje karta prítomná v Stuha
3: Od Dátové nástroje skupiny, vyberte Overovanie dát
4: Uvidíte vyskakovacie okno s tromi možnosťami, tj. Nastavenia, Vstupná správa a Chybové upozornenie
- Nastavenia vám umožnia zvoliť akýkoľvek typ údajov, ktoré má vybraný rozsah akceptovať
- Sekcia Vstupná správa vám umožní zadať správu pre používateľa, ktorá mu poskytne určité podrobnosti týkajúce sa prijateľných údajov
- V sekcii Chybové správy bude používateľ informovaný o tom, že pri zadávaní požadovaného vstupu urobil chybu
Teraz, ak vyberiete ľubovoľnú bunku vo vybranom rozsahu, najskôr sa zobrazí správa so žiadosťou, aby používateľ zadal celé čísla väčšie ako 1.
V prípade, že tak neurobí, zobrazí sa mu príslušné chybové hlásenie, ako je uvedené nižšie:
Filtrovanie údajov
Filtrovanie údajov sa týka načítania určitých údajov, ktoré spĺňajú dané kritériá. Tu je tabuľka, ktorú budem používať na filtrovanie údajov:
Teraz, v prípade, že chcete odfiltrovať údaje iba pre New York, stačí zvoliť stĺpec Mesto a kliknúť na Údaje na karte Stuha. Potom z Zoradiť a filtrovať skupiny, vyberte Filtrovať .
Po dokončení sa v stĺpci Mesto zobrazí rozbaľovací zoznam s názvami všetkých miest. Ak chcete filtrovať údaje pre New York, otvorte rozbaľovací zoznam a zrušte výber Vybraté všetky možnosť a zaškrtnite New York a potom kliknite na Ok . Zobrazí sa vám nasledujúca filtrovaná tabuľka:
Podobne môžete použiť aj viac filtrov tak, že vyberiete rozsah, na ktorý chcete filter použiť, a potom vyberiete príkaz Filter.
Triedenie
Zoradenie údajov v programe Excel predstavuje usporiadanie riadkov údajov na základe údajov v stĺpcoch. Môžete napríklad zmeniť usporiadanie mien od A do Z alebo usporiadať čísla podľa vzostupného alebo zostupného poradia.
Zvážte napríklad tabuľku uvedenú v predchádzajúcom príklade. Ak chcete zmeniť usporiadanie mien dodávateľov počnúc od A, môžete postupovať takto:
- Vyberte všetky bunky, ktoré chcete zoradiť
- Kliknite na Triediť prítomný v Údaje na karte a uvidíte dialógové okno, ako je uvedené nižšie:
- Tu máte dve možnosti na základe vášho želania rozšíriť výber o úplné údaje alebo iba o aktuálny výber (vyberám druhú možnosť)
- Po dokončení sa zobrazí nasledujúce dialógové okno:
- Tu môžete pridať ďalšie stĺpce, odstrániť stĺpce, zmeniť poradie atď. Pretože chcem triediť stĺpec od A do Z, kliknem na Ok .
Tu je klobúk, ktorý vyzerá takto:
aký je rozdiel medzi preťažením a prvoradým účinkom
Podobne môžete tabuľku zoradiť podľa viacerých úrovní a objednávok.
Krížové odkazy v MS Excel
Ak chcete v zošite hľadať údaje na viacerých hárkoch, môžete využiť Funkcia VLOOKUP . VÝHĽAD funkcia v programe Excel slúži na vyhľadaniea získať požadované údaje z tabuliek. V vo VLOOKUP znamená Vertikálne a ak chcete používať túto funkciu, vaše dáta musia byť usporiadané vertikálne. Podrobné vysvetlenie k VLOOKUP kliknite tu .
Používanie VLOOKUPU na načítanie údajov z viacerých hárkov:
Ak chcete pomocou funkcie VLOOKUP načítať hodnoty prítomné v rôznych hárkoch, môžete postupovať takto:
Pripravte údaje o listoch podľa obrázka:
List3:
Hárok4:
Teraz, aby ste zvýšili platy týchto zamestnancov z hárku 4 na hárok 3, môžete použiť VLOOKUP nasledovne:
Vidíte, že sú vybrané listy 3 aj 4. Po vykonaní tohto príkazu získate nasledujúci výsledok:
Ak chcete teraz vyzdvihnúť platy všetkých zamestnancov, skopírujte nasledujúci vzorec:
Makrá
Makrá sa musia naučiť v Exceli. Pomocou týchto makier môžete automatizovať úlohy, ktoré pravidelne vykonávate, a to tak, že ich jednoducho zaznamenáte ako makrá. Makro v programe Excel je v podstate akcia alebo sada akcií, ktoré je možné vykonať znova a znova automaticky.
V tomto Pokročilom výučbe programu MS Excel sa naučíte, ako môžete vytvárať a využívať makrá.
Vytvorenie makra:
V nasledujúcom príklade mám nejaké informácie týkajúce sa obchodu a vytvorím makro na vytvorenie grafu údajov o predaji položiek spolu s ich množstvami a množstvami.
- Najskôr vytvorte tabuľku, ako je uvedené nižšie:
- Teraz kliknite na ikonu vyhliadka tab
- Kliknite na Makrá a vyberte Záznam makra možnosť
- Do zobrazeného dialógového okna zadajte názov makra, ktoré sa chystáte vytvoriť. Ak chcete, môžete pre toto makro vytvoriť aj skratku.
- Ďalej kliknite na OK ( Po dokončení začne Excel zaznamenávať vaše akcie)
- Vyberte prvú bunku v stĺpci Množstvo
- Zadajte „= PRODUKT (B2, B3)“ a stlačte kláves Enter
- Vložte znak $ zo skupiny Čísla na karte Domov
- Potom skopírujte vzorec do ostatných buniek
- Teraz kliknite na Vložiť a vyberte ľubovoľný graf, ktorý uprednostňujete. Takto vyzerá graf tabuľky zobrazenej na obrázku vyššie:
- Po dokončení akcií kliknite na Zobraziť a v makrách vyberte možnosť Zastaviť nahrávanie
Keď to urobíte, vaše makro sa zaznamená. Teraz, kedykoľvek chcete vykonať všetky tieto akcie, jednoducho spustite makro a podľa toho uvidíte výstupy. Nezabudnite tiež, že zakaždým, keď urobíte zmeny v hodnotách prítomných v bunkách, vaše makro vykoná príslušné zmeny pri jeho spustení a automaticky zobrazí aktualizované výsledky.
Jazykový preklad
Excel vynikajúco umožňuje používateľom prekladať údaje do rôznych jazykov. Môže automaticky zistiť jazyk, ktorý sa nachádza vo vašich údajoch, a potom ho previesť do ľubovoľného požadovaného jazyka, ktorý je uvedený v zozname jazykov programu Excel. Podľa uvedených pokynov vykonajte jazykový preklad:
- Klikni na Preskúmanie tab
- Vyberte Preložiť od Jazyk skupina
- Zobrazí sa okno Prekladač, kde môžete nechať program Excel zistiť jazyk prítomný v hárku alebo zadať konkrétny jazyk
- Potom z „ To V rozbaľovacom zozname vyberte ľubovoľný jazyk, do ktorého chcete údaje previesť
Ako vidíte, text, ktorý mám, bol prevedený do hindčiny.
Týmto sa dostávame na koniec tohto článku o Advanced Excel Tutorial. Dúfam, že máte jasno vo všetkom, čo bolo s vami zdieľané. Určite cvičte čo najviac a obráťte sa na svoje skúsenosti.
Máte na nás otázku? Uveďte to, prosím, v sekcii komentárov v tomto blogu „Advanced Excel Tutorial“ a my sa vám ozveme čo najskôr.
Ak sa chcete dozvedieť viac o akýchkoľvek trendových technológiách a ich rôznych aplikáciách, môžete sa zaregistrovať naživo s nepretržitou podporou a doživotným prístupom.